Les obligations des entreprises en matière de géolocalisation des véhicules professionnels

De nombreuses entreprises utilisent la géolocalisation pour optimiser la gestion de leur flotte de véhicules professionnels. Bien que cette technologie offre des avantages significatifs, son utilisation est encadrée par des réglementations strictes. Dans cet article, nous explorons les principales obligations des entreprises pour assurer une utilisation légale et respectueuse des droits des salariés.

1. Informer les salariés sur l’utilisation de la géolocalisation

Les entreprises sont tenues de prévenir leurs salariés de l’installation et de l’utilisation de dispositifs de géolocalisation sur les véhicules professionnels. Cette information doit inclure :

• Les objectifs poursuivis (par exemple, optimisation des itinéraires, suivi des livraisons, prévention des vols).
• Les modalités de fonctionnement des dispositifs.
• La nature des données collectées et leur durée de conservation.

Un document écrit, tel qu’un avenant au contrat de travail ou une note interne, doit être remis aux salariés concernés.

2. Respecter les finalités légales

La géolocalisation ne peut être utilisée que pour des finalités précises et légitimes, comme :

• Suivre les itinéraires pour optimiser les trajets ou réduire les coûts.
• Sécuriser les marchandises transportées.
• Vérifier l’utilisation des véhicules pendant les heures de travail.

L’entreprise ne peut pas utiliser la géolocalisation à des fins disproportionnées, telles que la surveillance constante ou injustifiée des salariés.

3. Obtenir une déclaration ou un avis auprès des organismes compétents

En France, les entreprises doivent :

• Déclarer le dispositif auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés). Cette étape garantit que le traitement des données respecte les principes du RGPD (Règlement général sur la protection des données).
• Consulter le CSE (Comité social et économique), si celui-ci existe, avant de mettre en place un système de géolocalisation.

Ces démarches assurent la transparence vis-à-vis des parties prenantes internes et externes.

4. Limiter la collecte et la conservation des données

Les données collectées via la géolocalisation doivent être pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre les objectifs fixés. Par exemple :

• Il est interdit de collecter des données sur les déplacements personnels effectués en dehors des horaires de travail.
• La conservation des données doit être limitée dans le temps. Une durée excessive ou injustifiée pourrait être considérée comme une atteinte à la vie privée.

5. Garantir la confidentialité et la sécurité des données

Les entreprises doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données collectées contre les accès non autorisés ou les fuites. Cela inclut :

• L’utilisation de systèmes sécurisés pour stocker les informations.
• Des protocoles d’accès réservés uniquement aux personnes habilitées.

Les collaborateurs doivent également être informés de leurs droits, notamment concernant l'accès, la rectification ou la suppression de leurs données.

6. Encadrer l’utilisation des véhicules en dehors des heures de travail

Si les véhicules professionnels sont également utilisés à titre privé, les entreprises doivent s'assurer que la géolocalisation ne porte pas atteinte à la vie privée des salariés. Plusieurs solutions peuvent être envisagées :

• Permettre la désactivation du dispositif en dehors des heures de travail.
• Supprimer les données collectées pendant ces périodes.

7. Sanctions en cas de non-conformité

Le non-respect des obligations légales liées à la géolocalisation peut entraîner des sanctions :

• Sanctions administratives : Des amendes imposées par la CNIL, pouvant aller jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial en cas de violation grave du RGPD.
• Sanctions civiles ou pénales : Une utilisation abusive de la géolocalisation peut donner lieu à des plaintes pour atteinte à la vie privée ou abus de surveillance.

La géolocalisation est un outil puissant pour les entreprises, mais son utilisation nécessite une vigilance particulière pour respecter les droits des salariés et les réglementations en vigueur. Une mise en conformité rigoureuse et une communication transparente permettent de tirer parti des avantages de cette technologie tout en évitant les risques juridiques et éthiques.

Vous utilisez ou envisagez de mettre en place un système de géolocalisation ? Assurez-vous d’être en conformité avec les règles pour optimiser votre gestion tout en respectant vos collaborateurs.